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2022-06-16

谈ERP系统对企业内控的重要性

2022年4月28日,深交所官网显示,乾元浩生物股份有限公司(下称“乾元浩”)的上市审核已恢复。此前,乾元浩回复了监管部门的问询,内容涉及分拆上市、外销收入、毛利率等多个方面。乾元浩于2021年9月28日申请创业板上市获受理,拟发行股票不超过8280.74万股,募集资金6.38亿元,将用于郑州中牧生物药业有限公司生物疫苗产业基地项目、乾元浩南京兽用生物医药产业园建设项目(一期)、禽用亚单位疫苗平台建设与新产品开发项目以及补充流动资金。

我们注意到,乾元浩分拆于上市公司中牧股份,并且与控股股东中牧股份混合使用ERP系统。对此,监管部门在问询函中要求乾元浩说明混用ERP系统对其独立性的影响、拟采取的整改措施。乾元浩表示,其在ERP系统中拥有独立账号及系统权限,中牧股份、其控股企业及分支机构无法跨公司交叉申请乾元浩的账号与权限。此外,中牧股份承诺,对于乾元浩使用的ERP系统事项,保证乾元浩的业务系统独立和不受干扰的使用,如乾元浩因使用中牧股份ERP系统的独立性、保密性等受到任何经济损失,中牧股份将对其承担赔偿责任。因此ERP系统共用对其独立性不构成重大不利影响。乾元浩预计于2022年10月完成自有ERP等系统的开发和运营,并开始使用。

而同处深交所审核的常州丰盛光电股份有限公司则显得没有那么好运,在2021年6月30日证监会的一次例行的现场检查中被随机抽取到,2021年12月23日,丰盛光电申请撤回发行上市申请文件。2021年12月30日,深交所发布公告,根据《深圳证券交易所创业板股票发行上市审核规则》第六十七条,深交所决定终止对其首次公开发行股票并在创业板上市的审核。估计连丰盛光电自己都没有想到,撤回IPO申请半年后居然收到了证监会的一纸监管函。

IPO企业收到监管函

5月31日,深圳证券交易所发布关于对丰盛光电的监管函,经查明,丰盛光电在发行上市申请过程中存在以下违规情形: 一、未充分披露存货管理内部控制缺失的相关风险 现场检查发现,丰盛光电存货管理缺乏有效的内部控制,成本核算真实性、准确性难以核实,招股说明书中未充分披露内部控制缺失相关风险。

一是原材料领用方面,存在两类单据,财务入账使用的领料单并非原材料领用的原始单据;部分领料单存在规律性签名补签、代签等不合规情形。 二是废料管理方面,2018年至2020年废料处置数量分别为1117.86吨、1219.83吨、1060.81吨,但废料的产生、认定、入库、出库均未按照丰盛光电内控要求留存任何记录,仅以发票作为废料处置入账的依据。库管员及仓储负责人均无法合理说明废料处置情况。 三是ERP系统使用方面,不能及时准确反映存货收发存情况,库存商品明细未设置具体的产品和规格,无法将原材料消耗与产品直接对应;生产成本核算采用手工方式将生产工时、原材料消耗及制造费用与产品明细进行分配。

2名会计师收到监管函

同日,深圳证券交易所发布关于对签字会计师戴某忠、王某竹的监管函。经查明,戴某忠、王某竹在担任项目签字会计师的过程中,存在以下违规行为: 一、未充分关注发行人存货管理存在的内控缺失情形 戴某忠、王某竹未充分关注发行人存货管理内控缺失的异常情况,未充分获取发行人相关原始记录进行核对验证,未充分关注ERP系统在内控管理中存在缺陷的情形。……

一是原材料领用方面,发行人存在两类单据,财务入账使用的领料单并非原材料领用的原始单据;部分领料单存在规律性签名补签、代签等不合规情形。
二是废料管理方面,2018 年至 2020 年,发行人废料处置数量分别为 1,117.86 吨、1,219.83 吨、1,060.81 吨,但废料的产生、认定、入库、出库均未按照内控要求留存任何记录,仅以发票作为废料处置入账的依据;库管员及仓储负责人均无法合理说明废料处置情况。
三是 ERP 系统使用方面,发行人 ERP 系统不能及时准确反映存货收发存的情况,库存商品明细未设置具体的产品和规格,无法将原材料消耗与产品直接对应;生产成本核算采用手工方式将生产工时、原材料消耗及制造费用与产品明细进行分配。你们未充分关注发行人存货管理内控缺失的异常情况,未充分获取发行人相关原始记录进行核对验证,未充分关注 ERP 系统在内控管理中存在缺陷的情形。

我们可以发现在这两家的IPO申报案例当中多次出现了ERP这个关键词,那么何为ERP?ERP,企业资源计划(Enterprise Resource Planning),由美国 Gartner Group 公司于1990年提出。企业资源计划是 MRP II(企业制造资源计划)下一代的制造业系统和资源计划软件。是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统。从本质上讲,ERP是一套信息系统,是一种工具。企业资源计划是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP在系统设计中可集成某些管理思想与内容,可帮助IPO企业提升管理水平,那具体体现在哪些方面呢?

01 库存下降30%~50%

库存成本是企业运营过程中一项非常大的支出,库存积压会导致现金流减少,压力加大。库存降低,商品流通加快,这是人们常说的效益,也是说的最多的,因为它可使一般用户的库存投资减少1.4~1.5倍,库存周转率提高50%。

02 延期交货减少80%

交货速度影响着企业的效率、资金回流速度、以及客户口碑,当库存减少并稳定的时候,用户服务水平提高了,使使用ERP企业的准时交货率平均提高55%,误期率平均降低35%,这就使销售部门的信誉大大提高。

03 采购提前期缩短50%

采购滞后,导致货品销供给不及时,超前,导致积压,增加库存成本和现金流压力。采购人员有了及时准备地生产计划信息,就能集中精力进行价值分析,货源选择,研究谈判策略,了解生产问题,缩短了采购时间和节省了采购费用。

04 停工待料减少60%

企业最理想的状态是,采购多少物料,立即生产多少产品。无需囤积,无需担忧销售。由于零件需求的透明度提高,计划也作了改进,能够做到及时与准确,零件也能以更合理的速度准时到达,因此,生产线的停工待料现象将会大大减少。

05 制造成本降低12%

降本增效已是老生常谈,如何降本增效,这就体现了ERP的终极价值。由于库存费用下降,劳动力的节约,采购费用的节省等一系列人,财,物的效应必然会引起生产成本的降低。

06 制管理水平提高

企业的所有业务都流程化、规范化、计划化,因而,各方面的效率快速提升,管理人员减少10%,生产能力提高10%~15%。

但是目前市场主流的以SAP为代表的ERP是起源于西方发达国家工业时代背景下的企业管理软件模式,注重商流的流程控制与财务的账务处理而完全没有对实物的细节运作管理,缺乏物联网产业环境下企业发展与运作要求的供应链视角。随着竞争加剧、企业的网络化扩张,客户对服务的要求越来越高,企业对成本的管控越来越严、对员工任务管理越来越细,新的信息技术不断涌现,企业必须要有一套完整的系统来应对这些问题。目前,金诚智研正在研发一套新的ERP系统,实现资金流、物流、信息流的统一管理,意在降低IPO企业成本,从而对审计中对企业的数据透明,协助审计师对财务数据的核实,对企业的内控状况以及相关配合人员进行相关评估。

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